Färre tillbud sedan Hercules skapat ordning med 5S

Hercules fabriker och verkstäder har jobbat hårt det senaste året för att få en effektivare och säkrare arbetsmiljö med hjälp av 5S. Det har varit svårt att gör sig av med sådant som kan vara ”bra att ha” och att städa varje dag. Men på ett år har tillbuden minskat med 80 procent och motståndare har blivit eldsjälar.

– Fabriken har legat här sedan 1950-talet så man har hunnit samla på sig många ”bra-att-ha-grejer” som ingen använder. På min förra arbetsplats Volvo var 5S jätteviktigt och jag såg att det skulle kunna göra skillnad även här. Så jag blev glad när vi beslöt att jobba med 5S, säger Peter Elmgren, chef för Hercules pålfabrik i Ucklum i Bohuslän.

De fem s:en står för 1) Sortera 2) Ställ i ordning 3) Standardisera 4) Städa 5) Skapa vana. Metoden innebär att alla medarbetare följer en tidplan i fem steg där alla medarbetare gemensamt inventerar och slänger onödiga saker, skapar ordning där allt har sin plats och rutiner för att hålla snyggt dagligen. Det ger i sin tur en säkrare och effektivare arbetsmiljö.

Hercules fabriker tillverkar betongpålar till grundläggning och hanterar spont. På verkstäderna repareras maskinerna. Det betyder att det lätt hamnar skräp på golvet som vajrar, bitar av trä, spont, metall, plast och annat som man kan snubbla, trampa snett eller halka på.

– Det har blivit en milsvid skillnad på bara ett år. Tillbuden har minskat med hela 80 procent sedan vi införde 5S. Men många var skeptiska när jag sa att vi ska jobba med 5S. Att förändra vanor är inte lätt, men jag och fabrikscheferna har varit tydliga med att nu är det så här vi jobbar och samtidigt stöttat och följt upp förändringsarbetet, säger Anders Lind, initiativtagare och dåvarande chef för Hercules Maskin och Tillverkning.

Tydliga ledare och små mirakel

Anders menar att ledarskapet är avgörande. För att skapa förändring och nå resultat måste alla chefer vilja till 100 procent och se möjligheterna. De har sett till att avsätta tid och att alla medarbetare, utan undantag, deltagit i alla fem steg och i att skapa rutiner.

– Det går inte att genomföra 5S halvhjärtat. Men medarbetare kommer ifrågasätta att produktionen stänger ner en dag i månaden under införandet av 5S då de får utbildning, slänger och städar. Många kommer också säga att det fungerar bra som det är. Men jag har sett små mirakel hos oss. De som protesterade högst är idag mest drivande och lite av 5S eldsjälar, säger Peter Elmgren.

Skapa samma bild av ordning

Förändringen har inte skett över en natt. Den stora utmaningen när allt har fått sin plats och de inte behöver leta efter saker, har varit att hålla en bra ordningsnivå dagligen. Och vad som är städat för en kanske inte är städat för någon annan.

– Alla medarbetare måste komma överens om vad som är en tillräcklig bra nivå vid varje arbetsyta. Sedan är det chefernas uppgift att bedöma den med ett poängsystem. Här gäller det som ledare att våga ta ställning och ibland vara obekväm, säger Anders Lind.

Vid varje arbetsyta finns också ett foto av hur nivån för ordning och reda ser ut just där, vilket hjälper samsynen. Anna Thunberg Österberg på Hercules har ansvarat för och närvarat vid 5S-utbildningen på alla fem platserna och på så vis fått en överblick av förändringen.

– För de flesta medarbetarna är det som att ta sig över en tröskel. Först är det är tungt att börja städa och göra på nya sätt. Men när de kommit en bit och märker skillnaden blir alla väldigt nöjda. Jag har också fotograferat alla arbetsytor innan vi började arbeta efter 5S. När jag senare visar bilderna så ville ingen ha det så igen, säger Anna.

Fem erfarenheter från Hercules för att lyckas med 5S:

1. Tydliga chefer. Att jobba med 5s måste vara förankrat högst upp. Alla chefer måste vilja genomföra 5s till 100 procent, vara drivande, entusiasmera och följa upp.
2. Följ tidsplanen. Den är viktig för att inte tappa fart. Den kan kännas tajt, men viktigt att jobba kontinuerligt så det inte går för långt mellan varje steg
3. Avsätt tid. Produktionen ligger nere när arbete och utbildningen om 5S sker. Om inte alla får samma bild, kunskap och samtalar om 5S fungerar det inte
4. Håll ordning dagligen. Bättre att städa några minuter varje dag än flera timmar en gång veckan. Respektera rutinen och hjälp varandra vid behov.
5. Följ upp. Fabrikscheferna har uppföljningar varje vecka med medarbetarna. En gång i kvartalet är även de högst ansvariga cheferna med. Prata också dagligen om hur ordningen och redan fungerar, börja på morgonmötet.

Här jobbar Hercules med 5S

Fem svenska anläggningar inom Hercules jobbar sedan ett år efter 5S: Pålfabrikerna i Ucklum och i Västerås. Stållagret i Västerås och två maskinverkstäder i Eslöv och Veddesta. Det omfattar totalt 30 medarbetare som alla har gått en obligatorisk utbildning i 5S under ett år med cirka 20 kurstillfällen.

Fem åtgärder i fem steg

5S är ett hjälpmedel för att på ett strukturerat sätt skapa och behålla ordning och reda på arbetsplatsen. Metoden är internationell och ett verktyg inom Lean production. Den har nu anpassats till byggindustrin och NCC kan använda den i alla projekt i alla länder.

5S är fem åtgärder som införs i fem steg. Varje steg pågår i en månad för att slutligen skapa vana över tid – det sista steget som kräver mer tid.

Siffra:
80 procent färre tillbud, kopplade till ordning och reda, rapporteras från Hercules fabriker och verkstäder 2017 jämfört med tre tidigare år. Det är snubbel- och fallolyckor som blivit färre. Källa: Synergi, NCC